Biuletyn Informacji Publicznej Starostwa Powiatowego w Mrągowie - ZAPYTANIE OFERTOWE „Kompleksowa obsługa bankowa budżetu Powiatu Mrągowskiego oraz jego jednostek organizacyjnych przez okres 2 lat”

Znak postępowania: FN.3052.3.2023

Mrągowo, dnia 27.11.2023 r.

 

ZAPYTANIE OFERTOWE

 „Kompleksowa obsługa bankowa budżetu Powiatu Mrągowskiego oraz jego jednostek organizacyjnych przez okres 2 lat ”

CPV 66110000-4 Usługi bankowe

I. Zamawiający:

Powiat Mrągowski
11-700 Mrągowo, ul. Królewiecka 60A
REGON 510742511, NIP 7421843662

II. Opis przedmiotu zapytania ofertowego:

Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa bankowa budżetu Powiatu Mrągowskiego oraz jednostek organizacyjnych Powiatu przez okres 2 lat.  
Postępowanie prowadzone przez Powiat Mrągowski – wartość zamówienia nie przekracza 130 000,00 zł, na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1605 z późn. zm.) nie stosuje się przepisów w/w ustawy. 

1. Przedmiot zamówienia obejmuje w szczególności:

1) otwarcie i prowadzenie oraz sporządzanie wyciągów bankowych do następujących rachunków:

a. rachunków bieżących budżetu Powiatu Mrągowskiego oraz jednostek organizacyjnych powiatu, 
b. rachunków pomocniczych do wymienionych rachunków bieżących, w tym możliwość prowadzenia rachunków walutowych, na których zlecenia pieniężne realizowane będą w walucie zagranicznej. Otwieranie rachunków bankowych, poza tymi o których mowa w czynnościach przygotowawczych do realizacji bankowej obsługi Powiatu Mrągowskiego, będzie następowało nie później niż następnego dnia roboczego po dniu złożenia przez Zamawiającego wniosku o otwarcie rachunku bankowego. Realizowanie operacji walutowych związanych z dokonywaniem rozliczeń krajowych i zagranicznych. Koszty banku zagranicznego nie będą obciążały rachunków bankowych należących do Zamawiającego i jednostek organizacyjnych.
c. rachunków środków funduszy specjalnych i celowych,

2) realizowanie poleceń przelewów wewnętrznych między rachunkami w tym samym banku, w formie elektronicznej w walucie krajowej i zagranicznej,
3) realizowanie poleceń przelewów zewnętrznych do obcych banków w formie elektronicznej w walucie krajowej i zagranicznej,
4) przyjmowanie wpłat gotówkowych własnych i obcych dokonywanych na rachunek Powiatu Mrągowskiego i jednostek organizacyjnych,
5) realizowanie wypłat gotówkowych,
6) wydawanie blankietów czekowych,
7) przyjmowanie środków na lokaty,
8) przechowywanie depozytów,
9) świadczenie usługi przewalutowania,
10) potwierdzanie stanu salda dokonywanych operacji finansowych na każdy dzień roboczy na wszystkich rachunkach bieżących i pomocniczych (wyciągi bankowe elektroniczne z ustaleniem salda i dokładnego opisu dokonanej operacji),
11) uznawanie i obciążanie rachunków w dniu operacji,
12) naliczanie i kapitalizacja odsetek dokonywana w okresach miesięcznych ostatniego dnia miesiąca,
13) oprocentowanie zgromadzonych środków następować będzie według zmiennej stopy procentowej w stosunku rocznym wyliczonej według formuły WIBID dla okresu 
1 – miesięcznego x mnożnik (z oferty). Zmiana oprocentowania następować będzie w miesięcznych okresach kalendarzowych i obowiązywać od pierwszego dnia roboczego każdego kolejnego miesiąca kalendarzowego,
14) możliwość lokowania wolnych środków pieniężnych z rachunku budżetu powiatu mrągowskiego na lokacie OVERNIGHT, z możliwością ich automatycznej prolongaty,
15) kapitalizacja odsetek od środków zgromadzonych na rachunkach bankowych w ujęciu miesięcznym,
16) wydawanie zaświadczeń, odpisów, potwierdzeń, decyzji, opinii bankowych na wniosek Zamawiającego,
17) usługę „wyzerowania” wskazanych rachunków bieżących Powiatu Mrągowskiego i jednostek organizacyjnych, polegającą na przekazaniu z dniem 31 grudnia każdego roku kwot pozostałych na rachunkach Powiatu Mrągowskiego i jednostek na wskazany rachunek budżetu,
18) sporządzenia na dzień 31 grudnia potwierdzeń sald do rachunków i lokat,
19) uruchomienie na wniosek Zamawiającego krótkoterminowego kredytu w rachunku bieżącym budżetu Powiatu mrągowskiego, po pozytywnej ocenie zdolności kredytowej i na podstawie odrębnie zawartej umowy z przeznaczeniem na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu jednostki samorządu terytorialnego,
20) przelewy dokonywane na rachunki w oddziale banku oraz innych oddziałach filiach dokonywane będą bez opłat,
21) bank nie będzie pobierał prowizji i opłat z tytułu obsługi bankowej Powiatu Mrągowskiego oraz jednostek organizacyjnych i żadnych innych opłat niż określone w zapytaniu,
22) wprowadzenie terminali płatniczych w trakcie trwania obsługi,
23) bezpłatne zapewnienie Zamawiającemu systemu bankowości elektronicznej jednolitej do obsługi wszystkich rachunków bankowych spełniającej standardy bezpiecznej komunikacji oraz jego wdrożenie połączone z przeszkoleniem pracowników Powiatu mrągowskiego i jednostek organizacyjnych w siedzibie Zamawiającego, 
24) bezpłatne zainstalowanie systemu bankowości elektronicznej,
25) przeniesienie danych z obecnie wykorzystywanego systemu bankowości elektronicznej do systemu proponowanego przez bank,
26) dostosowanie odpowiedniej ilości urządzeń potrzebnych do obsługi systemu bankowości elektronicznej,
27) serwis oprogramowania, przekazywanie i instalowanie wersji aktualizujących, usuwanie awarii w możliwie najkrótszym czasie, przy czym reakcja serwisu od chwili zgłoszenia powinna nastąpić w ciągu 12 godzin,
28) umożliwienie stosowania podpisu elektronicznego w ramach systemu bankowości elektronicznej,
29) realizacja operacji bankowych we wszystkich trybach (zwykłym, pilnym, ekspresowym) i w systemach (ELIXIR, SORBNET, SWIFFT, SEPA i innych),
30) wyznaczenie dwóch doradców klienta dla Powiatu Mrągowskiego i jednostek organizacyjnych dostępnego w godzinach pracy banku,
31) zapewnienie bieżącej sprawności systemu bankowości elektronicznej i jego obsługi technicznej,
32) zagwarantowanie możliwości objęcia obsługą bankową nowoutworzonych jednostek organizacyjnych na zaoferowanych warunkach.

2.  Wymagania dodatkowe:

1) o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy posiadający uprawnienia do prowadzenia działalności bankowej na terenie Rzeczypospolitej Polskiej, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Prawo bankowe (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2488), są bankiem, banki,
2) z postępowania o udzielenie zamówienia zamawiający może wykluczyć wykonawcę: 
w stosunku do którego otwarto likwidację, w zatwierdzonym przez sąd układziew postępowaniu restrukturyzacyjnym jest przewidziane zaspokojenie wierzycieli przez likwidację jego majątku lub sąd zarządził likwidację jego majątku w trybie art. 332 ust. 1 ustawy z dnia 15 maja 2015 r. - Prawo restrukturyzacyjne (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2309 z późn. zm.) lub którego upadłość ogłoszono, z wyjątkiem wykonawcy, który po ogłoszeniu upadłości zawarł układ zatwierdzony prawomocnym postanowieniem sądu, jeżeli układ nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli przez likwidację majątku upadłego, chyba że sąd zarządził likwidację jego majątku w trybie art. 366 ust. 1 ustawy z dnia 28 lutego 2003 r. - Prawo upadłościowe (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1520 z późn. zm.),
3) posiadanie placówki (oddziału, filii, punktu obsługi) na terenie miasta Mrągowa,
4) Zamawiający wymaga, aby stanowiska do bankowości elektronicznej funkcjonowały od dnia obowiązywania umowy,
5) wykonawca w ramach złożonej oferty jest zobowiązany do zapewnienia kompleksowej obsługi elektronicznej w standardzie zapewniającym pełne bezpieczeństwo, zgodne z przepisami prawa w zakresie bankowości obsługi finansowej budżetu Powiatu Mrągowskiego oraz jednostek organizacyjnych,
6) Zamawiający informuje, że wszystkie materiały dotyczące budżetu Powiatu Mrągowskiego są umieszczone na stronie internetowej https://www.bip.powiat.mragowo.pl/p,11,zamowienia-publiczne.

3. Dodatkowe informacje mogące mieć wpływ na przedstawioną ofertę:

 Wykaz jednostek organizacyjnych

1) Powiat Mrągowski
2) Centrum Kształcenia Zawodowego i Ustawicznego w Mrągowie
3) I Liceum Ogólnokształcące im. Obrońców Westerplatte w Mrągowie
4) Zespół Szkół Nr 2 im. Władysława Jagiełły w Mrągowie
5) Zespół Szkół Specjalnych w Mrągowie
6) Bursa Międzyszkolna w Mrągowie
7) Poradnia Psychologiczno-Pedagogiczna w Mrągowie
8) Samodzielny Zespół Ekonomiczno–Administracyjny  Placówek Oświatowych w Mrągowie
9) Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Mrągowie
10) Dom Pomocy Społecznej dla Dzieci i Młodzieży Niepełnosprawnych
11) Powiatowy Zarząd Dróg w Mrągowie
12) Powiatowy Urząd Pracy w Mrągowie
13) Komenda Powiatowa Państwowej Straży Pożarnej w Mrągowie 
14) Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego w Mrągowie 
15) Mrągowski Ośrodek Sportowy „Baza” w Mrągowie

 

III. Termin wykonania zamówienia:

Od 01.01.2024 r. do 31.12.2025 r. – 24 miesięcy (2 lata)

 

IV. Osoby upoważnione do kontaktowania się z bankami

1) Osobą upoważnioną przez Zamawiającego do porozumiewania się z Wykonawcami jest Skarbnik Powiatu Ewelina Blecharska tel. 89 741 01 83, e-mail e.blecharska@powiat.mragowo.pl.

2) Nie będą udzielane wyjaśnienia na zapytania dotyczące niniejszego zapytania ofertowego kierowane w formie ustnej bezpośredniej lub telefonicznie.

 

V. Opis sposobu przygotowania oferty:

1) Oferta składać się powinna z czterech części, ułożonych w podanej niżej kolejności:

a. części cenowej, sporządzonej na osobnym formularzu, stanowiącym załącznik Nr 1 do  niniejszego zapytania ofertowego,
b. części opisowej,
c. oświadczenia i dokumentów,
d. projektu umowy.

2) Oferenci przedstawiają oferty zgodnie z wymaganiami zapytania ofertowego. Nie dopuszcza się składania ofert częściowych. Oferta powinna być czytelna, sporządzona w języku polskim i winna być podpisana przez osobę uprawnioną do reprezentacji Oferenta bądź upoważnionego przez niego przedstawiciela. 
3) Wszystkie dokumenty, oświadczenia i projekt umowy (parafowany) winny być podpisane przez osobę uprawnioną do reprezentacji Oferenta, bądź przez upoważnionego przedstawiciela. Dokumenty przedstawione w formie kserokopii winny być poświadczone za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentowania Oferenta lub osobę przez niego upoważnioną.
4) Oferent winien umieścić ofertę w kopercie, która będzie zaadresowana do Zamawiającego, na adres:

Powiat Mrągowski
ul. Królewiecka 60A
11-700 Mrągowo
oraz będzie posiadać oznaczenia:

„Kompleksowa obsługa bankowa budżetu Powiatu Mrągowskiego oraz jego jednostek organizacyjnych przez okres 2 lat ”.

5) Oferta cenowa powinna być złożona na osobnym formularzu, stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania. Formularz powinien stanowić pierwszą stronę oferty (nie licząc ewentualnej strony tytułowej i spisu treści). 

 

VI. Szczegółowa zawartość oferty

1) Na formularzu części cenowej oferty (formularz ofertowy stanowiący Załącznik Nr 1) należy podać:

a. wyszczególnione prowizje i opłaty,
b. oprocentowanie środków pieniężnych na rachunkach bankowych,
c. oprocentowanie lokat OVERNIGHT
d. oprocentowanie kredytu krótkoterminowego w rachunku bieżącym,

2) Część opisowa powinna zawierać:

a. krótką prezentację Oferenta,
b. informację o posiadanych zasobach kadrowych, wiedzy i doświadczeniu, gwarantujących    należyte wykonanie przedmiotu zapytania ofertowego,

3) Oświadczenia i dokumenty:

a. oświadczenie Oferenta o spełnianiu warunków udziału w zapytaniu, według wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego,
b. aktualny wypis z Krajowego Rejestru Sądowego, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. Obowiązek ten nie dotyczy podmiotów, które z mocy prawa nie podlegają wpisowi do rejestrów sądowych, 
c. niezbędne pełnomocnictwa do reprezentowania Oferenta. Wymóg przedstawienia pełnomocnictw dotyczy sytuacji, w których oferta jest podpisywana przez osobę (osoby) inną niż ujawniona we właściwym rejestrze sądowym jako uprawniona do reprezentacji Oferenta,
d. proponowany projekt umowy.

4) Oferty należy składać w siedzibie Starostwa Powiatowego w Mrągowie, ul. Królewiecka 60A, 11-700 Mrągowo, sekretariat (pokój nr 15) w terminie do dnia 8.12.2023 r., do godziny 12:00.
5) Za termin złożenia oferty przyjęty będzie dzień i godzina jej otrzymania przez Zamawiającego.
6) Zamawiający niezwłocznie zwraca ofertę, która została złożona po terminie.

 

VII. Kryteria oceny i wyboru oferty:

1) O wyborze najkorzystniejszej oferty decydować będą następujące kryteria:

Lp.	Kryterium	Znaczenie (waga)	Maksymalna ilość punktów jakie może otrzymać oferta za dane kryterium
I	Opłaty i prowizje (wyrażone w złotych) – suma – P1	80%	80
II	Oprocentowanie środków pieniężnych na rachunkach bankowych (stawka WIBID 1M x marża banku) - P2	10%	10
III	Oprocentowanie kredytu krótkoterminowego w rachunku bieżącym (stawka WIBOR 1M plus marża, wyrażone w procentach) – P3	10%	10
Razem liczba punktów - P		100

Za najkorzystniejszą uznana zostanie oferta z najwyższą sumą punktów z trzech kryteriów.

Suma punktów P zostanie obliczona wg wzoru:
P = P1 + P2 + P3
gdzie:
P1 – liczba punktów obliczona dla oferty z kryterium Opłaty i prowizje (suma);
P2 - liczba punktów obliczona dla oferty z kryterium Oprocentowanie środków pieniężnych 
na rachunkach bankowych;
P3 – liczba punktów obliczona dla oferty z kryterium  Oprocentowanie kredytu krótkoterminowego 
w rachunku bieżącym.

Maksymalna liczba punktów jaką może uzyskać Wykonawca to 100 punktów.

2) Udzielenie zamówienia dokonane zostanie dla oferty, która otrzyma najwyższą ilość punktów.
3) Informacja o wyniku zapytania ofertowego zostanie przekazana pisemnie wszystkim uczestnikom.
4) Z przeprowadzonego zapytania ofertowego Zamawiający sporządzi protokół.
5) Z wybranym Wykonawcą umowa zostanie zawarta w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego.
6) Zamawiający zastrzega sobie prawo zakończenia zapytania ofertowego bez dokonania wyboru oferty bez podania przyczyny. W przypadku takiego rozstrzygnięcia, zostaną o nim zawiadomieni wszyscy, którzy złożyli ofertę.
7) Zamawiający zastrzega sobie możliwość odstąpienia od udzielenia zamówienia. Oferentom nie przysługują z tego tytułu żadne roszczenia.

 

Klauzula informacyjna z art. 13 RODO związana z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego

Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:
1. Administratorem Państwa danych osobowych jest Powiat Mrągowski, który reprezentuje Starosta Mrągowski, z siedzibą w Mrągowie, 11-700 Mrągowo, ul. Królewiecka 60A;
2. Z Inspektorem Ochrony Danych osobowych w Starostwie Powiatowym w Mrągowie można kontaktować się poprzez email: iod@powiat.mragowo.pl;
3. Państwa dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami Ustawy z dnia 11 września  2019 r. Prawo zamówień publicznych, w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego pn. „Kompleksowa obsługa bankowa budżetu Powiatu Mrągowskiego oraz jego jednostek organizacyjnych przez okres 2 lat”, prowadzonym w trybie zapytania ofertowego do 130 000 złotych netto;
4. Odbiorcami Państwa danych osobowych mogą być instytucje przewidziane prawem oraz osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2023 r. poz. 1605 z późn.zm.)
5. Państwa dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z przepisami archiwalnymi obowiązującymi w Starostwie Powiatowym w Mrągowie (5 lat odrzucone oferty, 10 lat umowa i wygrana oferta od chwili zakończenia podpisanej umowy);
6. Posiadają Państwo prawo do dostępu do danych osobowych/ do sprostowania danych osobowych/ do żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych/ do wniesienia skargi do organu nadzorczego (tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa);
7. Podanie przez Państwa danych osobowych jest wymogiem ustawowym oraz jesteście Państwo zobowiązani do ich podania. Konsekwencją nie podania ww. danych osobowych jest brak możliwości osiągnięcia celu wskazanego w punkcie 3;
8. Państwa dane osobowe nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.
9. Państwa dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

 

VIII. Załączniki

1. Załącznik Nr 1 - Formularz Ofertowy,
2. Załącznik Nr 2 – Oświadczenie.

Załączniki w wersji elektronicznej

Zapytanie ofertowe  (PDF, 5764 KB)   

Załącznik nr 1 (PDF, 677 KB)      Załącznik nr 1 (DOCX, 39 KB)

Załącznik nr 2 (PDF, 298 KB)     Załącznik nr 2 (DOCX, 40 KB)

 

Zapytania i odpowiedzi zamawiającego do zapytania ofertowego

Mrągowo, 29.11.2023 r.

DO WSZYSTKICH WYKONAWCÓW

Odpowiedzi do zapytanie ofertowe  „Kompleksowa obsługa bankowa budżetu Powiatu Mrągowskiego oraz jego jednostek organizacyjnych przez okres 2 lat ” z dnia 27.11.2023 r. (PDF, 1005 KB)

 

Mrągowo, 01.12.2023 r.

DO WSZYSTKICH WYKONAWCÓW

Odpowiedzi do zapytanie ofertowe  „Kompleksowa obsługa bankowa budżetu Powiatu Mrągowskiego oraz jego jednostek organizacyjnych przez okres 2 lat ” z dnia 30.11.2023 r. cz.1 (PDF, 1243 KB)

Odpowiedzi do zapytanie ofertowe  „Kompleksowa obsługa bankowa budżetu Powiatu Mrągowskiego oraz jego jednostek organizacyjnych przez okres 2 lat ” z dnia 30.11.2023 r. cz.2 (PDF, 2345 KB)

 

Mrągowo, 04.12.2023 r.

DO WSZYSTKICH WYKONAWCÓW

Odpowiedzi do zapytanie ofertowe  „Kompleksowa obsługa bankowa budżetu Powiatu Mrągowskiego oraz jego jednostek organizacyjnych przez okres 2 lat ” z dnia 01.12.2023 r. (PDF, 577 KB)

 

Mrągowo, 06.12.2023 r.

DO WSZYSTKICH WYKONAWCÓW

Odpowiedzi do zapytanie ofertowe  „Kompleksowa obsługa bankowa budżetu Powiatu Mrągowskiego oraz jego jednostek organizacyjnych przez okres 2 lat ” z dnia 27.11.2023 r. (PDF, 727 KB)

INFORMACJA O WYBORZE NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY

Informacja w formacie PDF (PDF, 588 KB)

Uchwała Zarządu Powiatu Nr 290/2244/2023 z dnia 13.12.2023 r. w sprawie wyboru banku wykonującego kompleksową obsługę bankową budżetu Powiatu Mrągowskiego

Dokument w formacie PDF (PDF, 594 KB)

 

Autor: Skarbnik Powiatu Mrągowskiego